沈阳音乐学院本科学生档案管理办法

（2024年修改）

第一章      总  则

第一条  为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化、专业化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学院实际，制订本办法。本办法适用于我院全日制本科学生。

第二条  学生档案是学生入校时建立并逐步完善的，反映了学生个人学习经历、专业技能、身体素质、思想品德、诚信、家庭及经济等状况，是学校在实施培养、教育过程中，对学生的实际表现形成的基础资料，也是党和国家选拔、录用和使用人才的重要参考依据。

第二章      档案管理机构、原则及职责

第三条  本科学生档案由学生处负责统一管理。

第四条  学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第五条  学生档案管理职责：

（一）接收、鉴别、整理和完善学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅及其他相关事项；

（三）办理学生档案转递，为有关部门提供学生相关情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

第六条  院（系）及相关职能部门的职责：

（一）各院（系）要协助学生处做好新生档案建档、毕业生档案转递、向综合档案室归档等工作；

（二）教务处、招生就业处、各院（系）应于每年6月底及时将毕业生名单、学籍卡、学位审批表、转递单等相关材料提交至学生处，确保毕业生档案材料齐全、准确无误、及时转递。

第三章      档案的保管与保护

第七条  根据安全保密、便于查找的原则要求，学生档案应严密、科学的保管，严防档案的损毁、丢失和泄密。

第八条  做好学生档案室的防火、防水、防潮、防霉、防盗、防光、通风等工作，完善必备工程、配备相应设施，定期检查维护；学生档案要用铁皮档案柜存放。保持档案室清洁、整齐，不可存放与档案材料无关的物品，保证室内适宜温湿度。

第九条  学生档案管理实行登记审批制度：

    （一）学生档案接收、保管、查阅、转递严格实行登记审批制度；

    （二）学生处对学生档案进行详细核对及整合统计工作；

第四章  学生档案材料范围

    第十条  学生档案材料分类及内容：

    （一）入学材料：当地招生部门以及学生本人应提供相关录取材料，包括正卷（高考报名材料）、副卷（高中及之前学籍材料）、录取通知书，以及沈阳音乐学院学生管理与学生自律协议书、入学体检表、学生登记表；

    （二）学习材料：教务处提供的各科类成绩单(学籍卡)；

    （三）学籍材料：教务处提供的休学、复学、退学、转学、转专业、更改姓名等学籍异动红头文件或证明材料；

（四）毕业材料：各院（系）和相关职能部门提供的学年鉴定表、社会/劳动实践鉴定表、毕业生登记表、体检表（自愿）、学籍卡、学士学位评定表、转递单等材料；

（五）奖励材料：学生处提供的辽宁省优秀毕业生材料；

（六）处分材料：学生处提供的学生在校期间违反校规校纪的处分材料。

第十一条  档案材料的相关要求：

（一）档案材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期；

（二）档案材料须用纸张为国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写；

（三）档案材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，加盖公章并附情况说明；

（四）档案材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放；

（五）学生处对不符合要求的学生档案材料，有责任和权力对学生所在院（系）提出要求，予以改正后再提交。

第五章  档案材料移交时间及要求

第十二条  新生入学档案在学生报到后由各院（系）统一收集，并于新生开学后一个月内将各项档案材料按学生处规定整理装订后移交至学生处，由新生辅导员配合学生处完成新生建档及学生登记表归档工作。

第十三条  新生入学一学期内档案材料仍有未上交或未交全者，学生处向各院（系）下发缺档明细,各院（系）要及时通知学生并统一收集缺档材料，于下一学期开学后一个月内将相关档案材料及缺档明细提交至学生处。

第十四条  各相关部门应在毕业生毕业离校前一周内将毕业生档案材料收集齐全，并按要求移交至学生处，由毕业生辅导员配合学生处完成毕业生档案转递工作。

第六章  档案的利用

第十五条  查阅档案，应遵守的规定和原则：

（一）各院（系）只能查阅本教学单位的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，有部门负责人签字，并加盖所在部门公章，经学生处审批同意方可查阅。外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，经学生处核查审批方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场；

（二）查阅档案的单位和个人不得拍摄档案的内容，确因工作或个人原因需要利用档案材料取证的，须凭介绍信及身份证件经学生核查审批，方可抄录或复印；

（三）学生档案不得借出；

（四）查阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁损坏、污染、拆卸、涂改、圈划、批注、增添和撤换档案材料；

（五）依据档案材料中所记载事实，学生处向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见文字；

（六）所有档案的查阅必须进行详细的登记，严格审核查阅者资质及审批手续。

第七章  档案的转递

第十六条  学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或者死亡等学籍异动发生后，应当及时办理档案转递手续。

学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过中国邮政EMS标准快递高校学生档案专用通道或专人转递，不得以普通函件邮寄或无依据交由本人自带。

第十七条  转到其他学校学习的学生，教务处应及时将相关文件移交至学生处，由档案管理人员办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定转递档案。

第十八条  由其他学校转入我校的学生，学生所在院（系）在收到学生档案后要及时移交至学生处，由档案管理人员认真检查验收，经核对无误后重新装袋建档。  

第十九条  毕业生档案的转递工作，由学生处按有关规定组织实施。

第二十条  申请自费出国或退学的学生，其档案由学院征求学生本人意见后，按规定转递至有关单位管理。

第二十一条  因故失踪、死亡的学生，或其他原因导致档案无法转递而滞留的，我院为其保管档案两年，两年后按生源地规定转回学生生源所在地人事档案管理部门。

第二十二条  当年未报到入学的本科新生，其档案由学院转回生源所在地招生部门或根据学生申请转递至指定单位。

第八章  法律责任

第二十三条  档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存本人或他人档案，对伪造、涂改、损毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第九章  附  则

第二十四条  本办法在实施过程中，若与国家、辽宁省下达的新政策、新规定不相符时，按新政策和规定执行。

第二十五条  本办法解释权归学生处。

第二十六条  本办法自2024年11月13日院长办公会通过之日起施行。2017年2月5日，院长办公会通过的《沈阳音乐学院本科学生档案管理办法》同时废止。